Kleine en middelgrote bouwbedrijven moeten het juiste ERP-systeem vinden om op de lange termijn de uitdagingen van de markt aan te kunnen. 

De druk op het midden- en kleinbedrijf in de bouw neemt steeds meer toe. Steeds vaker worden digitale technologieën zoals BIM een voorwaarde voor bouwprojecten. Om ervoor te zorgen dat MKB’ers concurrerend blijven, hebben ze een ERP-systeem nodig dat niet alleen helpt om de huidige processen efficiënter te maken, maar ook de weg vrijmaakt voor groei en bedrijfssucces in de toekomst. 

We laten u zien waar kleine en middelgrote bedrijven op moeten letten bij het kiezen van een geschikt ERP-systeem en aan welke criteria het zeker moet voldoen. We zullen ook snel bekijken hoe een ERP-systeem werkt om beter te begrijpen waarom deze applicaties vandaag de dag zo belangrijk zijn. 

Wat is een ERP-systeem? – Een definitie 

ERP is de afkorting voor de zogenaamde Enterprise Resource Planning. In de kern gaat het bij deze ondernemerstaak om bestaande middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten. Daartoe worden de eigen bedrijfsprocessen van het bedrijf systematisch onderzocht op verspilling en vervangen door nieuwe, slankere en geoptimaliseerde processen. 

In deze context zijn resources allemaal operationele resources waarop een bedrijf kan terugvallen om zijn eigen zakelijke doeleinden te vervullen. Naast de te verwerken materialen geldt dit ook voor de mankracht van het personeel, vastgoed, fabrieken, machines, gereedschappen of bijvoorbeeld financiële middelen. 

Al deze middelen moeten zodanig over de bestaande processen worden verdeeld dat de processtroom op geen enkel moment wordt verstoord. Tegelijkertijd moet er echter ook voor worden gezorgd dat er geen middelen worden verspild. Gezien het grote aantal processen dat dagelijks in een bedrijf plaatsvindt, is dit geen gemakkelijke taak. Daarom is ERP software vergelijken een uitgreidde taak.

Dit brengt alle processen van een bedrijf digitaal in kaart en voegt de gegevens samen in een centrale database. Op deze manier kan informatie sneller en betrouwbaarder door het hele bedrijf worden gedeeld. Datasilo’s in individuele gebieden worden afgebroken en maken de weg vrij voor afdelingsoverstijgende processen. Gegevens hoeft slechts één keer in het systeem te worden ingevoerd en is beschikbaar voor alle belanghebbenden. 

Hoe werkt een ERP-systeem?

Hiervoor bestaat een ERP-systeem uit modules. Elke module bestrijkt een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf en heeft tal van functies die de processen op deze gebieden ondersteunen. In sommige gevallen kan het systeem ook hele taken automatiseren en zo middelen vrijmaken op verschillende niveaus van het bedrijf. Deze kunnen vervolgens winstgevend worden gebruikt voor andere activiteiten. 

Bedrijven hebben verschillende modules en functies nodig om hun eigen processen te dekken. Daarom hebben veel ERP-leveranciers zich in de loop van de tijd gespecialiseerd in bepaalde industrieën en bedrijfsgroottes en hun ERP-systemen aangepast aan de behoeften van deze bedrijven. De ERP-markt omvat nu ook tal van ERP-oplossingen voor kleine en middelgrote bouwbedrijven. 

Deze bouw software is afgestemd op de behoeften van MKB’ers en bevatten al alle belangrijke functies die er echt toe doen in hun standaardversies. Maar hoe moet een ERP-systeem voor kleine en middelgrote bedrijven precies worden ontworpen, welke functies moeten beschikbaar zijn en welk licentiemodel wordt aanbevolen voor deze bedrijven? We willen deze vragen in het volgende nader bekijken.

Welk licentiemodel is geschikt voor het MKB in de bouw?

Traditioneel verwerf je een ERP-systeem van de leverancier en installeer je de software op de interne servers. Dit brengt echter hoge initiële investeringen met zich mee en vereist een eigen brede IT-infrastructuur. Daarom hebben zich verdere modellen op de markt gevestigd. Bovenal biedt de cloud ook kleine en middelgrote bedrijven de mogelijkheid om het volledige scala aan ERP-software te gebruiken zonder serverlandschappen en netwerken hun eigen te noemen. 

De ERP software wordt toegankelijk gemaakt via internet. Dit voorkomt hoge initiële investeringen, omdat deze meestal maandelijks per gebruiker worden gefactureerd. De reken- en opslagkracht, evenals de gegevensbeschermingsmaatregelen en onderhoudstaken op de software zelf vallen ook onder de licentievergoeding. Dit maakt de cloud bijzonder aantrekkelijk als software voor het MKB.

Hoe moet een ERP-systeem voor de bouw worden ontworpen?

Naast de afzonderlijke modules moet het ERP-systeem aan andere criteria voldoen. Het moet dus mee kunnen groeien met het bedrijf. Dit betekent dat extra functies en ook extra licenties gemakkelijk kunnen worden geboekt naarmate het bedrijfsgebied van het bedrijf blijft uitbreiden. 

Belangrijke interfaces met externe programma’s, zoals CAD-software, moeten ook beschikbaar zijn. Dit maakt gegevensuitwisseling tussen het ERP-systeem en de CAD mogelijk, wat zorgt voor veilige en snelle processen. Dit geldt ook voor veel andere programma’s, zoals boekhoudsoftware (indien niet geïntegreerd in het ERP-systeem) of Building Information Modelling (BIM). 

Welke functies moet een ERP-systeem hebben voor de bouw?

Bouwbedrijven zijn op zich soms heel verschillend. Van pure productie tot pure servicebedrijven, bouwbedrijven vestigen zich op een breed scala aan gebieden. Dit brengt alle  goederenstromen binnen en buiten het bedrijf in kaart.

Daarnaast is een project management nodig waarin bouwprojecten kunnen worden gepland en beheerd vanaf de offertefase tot en met de oplevering. Dankzij de koppeling met merchandise management kunnen aan elke projectstap passende middelen worden toegewezen. 

Hetzelfde geldt voor personeelsbeheer, een andere belangrijke functie. Voor elke medewerker wordt een bestand met alle relevante gegevens aangemaakt en wordt een werktijdregistratie ingesteld. Op deze manier kunnen werktijden transparant worden toegewezen aan de juiste werkstappen met de respectievelijke uurtarieven en gefactureerd. Facturering moet ook eenvoudig en systematisch zijn met een ERP-systeem.